Đánh số thứ tự cho dữ liệu trong bảng tính Excel rất cần thiết, thay vì bạn phải nhập lần lượt các số thứ tự từ đầu đến cuối thì bạn có thể thực hiện một số thao tác nhanh chóng để tự động đánh số thứ tự cho bảng tính Excel.
Mình sẽ hướng dẫn bạn 2 cách đơn giản nhất để đánh số thứ tự trong Excel.
CÁCH 1:
Bước 1: Các bạn nhập tối thiểu 2 số liên tiếp ở cột hoặc hàng cần đánh số.
Nếu muốn đánh số thứ tự liên tiếp tăng một đơn vị, các bạn nhập 2 số cách nhau 1 đơn vị, nếu muốn đánh số thứ tự các nhau bao nhiêu đơn vị các bạn nhập 2 số cách nhau tương ứng.
Bước 2: Bôi đen 2 cột hoặc hàng vừa mới nhập, sau đó bạn di chuyển con trỏ chuột xuống ô vuông ở góc phải bên dưới ô vừa bôi đen, đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình “+”.
Bước 3: Nhấn giữ và di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cuối cùng của cột hoặc hàng cần đánh số thứ tự và thả chuột thì ta thu được kết quả.
CÁCH 2: Cách này sẽ nhanh hơn và tiết kiệm thời gian hơn nếu bạn muốn đánh số thứ tự một danh sách rất dài, có thể lên tới hàng nghìn số. Bạn không thể dùng cách 1 rồi kéo chuột với danh sách dài hàng nghìn con số được. Sau đây là cách thực hiện:
Bước 1: chọn ô đầu tiên cần đánh số thứ tự và nhập vào đó số đầu tiên bạn muốn bắt đầu ví dụ: 1, 2, 5,…
Bước 2: Chọn lại ô vừa nhập số > Home > Fill > Series…
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Series, bạn hãy thiết lập các tuỳ chọn:
Series in: trong Series có 2 lựa chọn, các bạn chọn Rows nếu muốn đánh số theo hàng, chọn Columns nếu muốn đánh số theo cột.
Type: Có 4 lựa chọn:
- Linear: đánh số theo kiểu tăng dần.
- Growth: đánh số theo kiểu lũy tiến.
- Date: kiểu ngày tháng.
- AutoFill: kiểu tự động điền.
Ở đây, mình muốn đánh số thứ tự theo cột, kiểu tăng dần nên mình sẽ chọn Columns ở mục Series in và Linear ở mục Type.
Tiếp theo, bạn hãy điền Step value và Stop value:
Step value: nhập khoảng cách giữa hai số thứ tự (bước nhảy). Ví dụ bạn nhập là 1, thì số thứ tự sẽ lần lượt là 1, 2, 3.. nếu nhập là 2 thì số thứ tự sẽ là 1, 3, 5…
Stop value: nhập giá trị cuối, số thứ tự dừng. Ví dụ bạn chỉ muốn đánh số thứ tự từ 1 đến 10 thì các bạn nhập 10 vào ô Stop value.
Với ví dụ của mình thì mình muốn khoảng cách của hai số là 1 nên mình điền 1 vào mục Step value và mình muốn đánh số thứ tự cho 10 người nên điền 10 vào mục Stop value.
Sau khi đã thiết lập các tuỳ chọn thì bạn nhấn “OK”.
Ta thu được kết quả như hình dưới:
Vậy là xong, mình đã hướng dẫn bạn 2 cách đơn giản nhất để có thể đánh số thứ tự cho danh sách trong Excel, chúc bạn thành công.
Giảng