Biết và sử dụng Excel là một trong những kỹ năng quan trọng mà các kế toán viên phải nắm vững. Dưới đây là một số hàm thông dụng được kế toán sử dụng phổ biến nhất.
1. Nhóm các hàm tính tổng
- Hàm SUM: để tính tổng các số, các ô hoặc nhiều vùng của ô, biểu thị =sum(number1, number2,..)
- Hàm SUMIF: tính tổng với một điều kiện, biểu thị =sumif(range, criteria, [sum_range]
- Hàm SUMIFS: ttính tổng với một hoặc nhiều điều kiện, biểu thị =sumifs(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …
Minh họa cách sử dụng hàm như bên dưới:
2. Hàm tìm kiếm Vlookup và Hlookup
Hai hàm trên giúp ta dò tìm dữ liệu trong Excel. Ta sử dụng hàm nay khi tìm một giá trị nào đó, thông qua một giá trị khác. Được biểu thị, =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) hay =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup]).
Tương tự ta thực hành với hàm Hlookup, chỉ khác ở chỗ giá trị dò tìm mình xét hàng ngang hay hàng dọc. Đối với, Hlookup thì sẽ biểu thị tại row-index
3. Hàm IF
Ta sử dụng hàm IF khi giá trị của một cell phụ thuộc vào 1 cell khác. Giá trị của cell khác có thể cùng trang (worksheet) hoặc khác trang hoặc khác file, được biểu thị =IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false). Giả sử như minh họa dưới đây:
4. Nhóm các hàm đếm
- Hàm COUNT: đếm các ô chứa các số, biểu thị =count (value1,value2…)
- Hàm COUNTBLANK(range): đếm các ô rỗng
- Hàm COUNTA(value1,value2…): đếm các ô chứa ký tự
- Hàm COUNTIF(range, criteria): đếm các ô chứa điều kiện
5. Hàm MIN/MAX
Ta sử dụng hàm Min/Max để dò tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một dãy dữ liệu số nào đó. Được biểu thị bởi công thức: =Min/Max (number 1, number 2,…)
Bằng cách sử dụng hàm trên, ta thu được giá trị doanh thu nhỏ nhất là 27 tỷ đồng. Tương tự sử dụng hàm Max ta thu được giá trị doanh thu lớn nhất là 67 tỷ đồng của tháng 3.
6. Hàm LEFT/RIGHT
Ta sử dụng hàm LEFT/RIGHT để xử lý các vấn đề liên quan đến chuỗi ký tự. Được biểu thị dưới dạng hàm =LEFT/RIGHT (text). Giả sử như minh họa bên dưới:
Tương tự hàm RIGHT, ta thực hiện tách số ký tự từ bên phải theo nguyện vọng của mình.
7. Một số hàm thông dụng khác
- Hàm Now () để hiển thị ngày giờ của hệ thống trong tính.
- Hàm EDATE (tính giá trị ngày trước hoặc sau ngày đã xác định trước)
- Hàm NETWORKDAYS (tính tổng số ngày làm việc trừ ngày nghỉ lễ và ngày cuối tuần)
- Hàm QUERY (chạy truy vấn bằng Ngôn ngữ truy vấn của API Google Visualization trên nhiều dữ liệu)
Như vậy, trên đây tổng hợp các hàm cơ bản và thông dụng dành cho Excel kế toán. Bạn đọc tham khảo và thực hành ngay trên máy tính nhé!
Mai Thi